24. Juni 2006
E-Mail-Tsunamis
Auf heise.de wird das Ergebnis einer Umfrage diskutiert, wonach sich erhebliche Prozentzahlen deutscher Berufstätiger durch E-Mails belästigt, gestört oder von der Arbeit abgehalten fühlen. Ein Wirtschaftspsychologe schlug vor, statt dessen lieber wieder mehr zum Telefon zu greifen.
Wie bei der Heise-Leserschaft nicht anders zu vermuten, findet dieser Vorschlag keine Gegenliebe. Unter dem Titel “10 Gründe für das Mailen” gibt User “Tiefgang” in den Kommentaren eine sehr gute Zusammenfassung aller Dinge, die für das Verfassen von E-Mails sprechen. Ich fand diesen Kommentar so gut. dass ich ihn als Gerüst für meinen Beitrag nehme.
1. Wer eine E-Mail schreibt, muss sich zunächst klar werden, was er
eigentlich will.
Gilt das für Telefonate etwa nicht?
2. Eine E-Mail kann man drucken (1 Arbeitsgang), nach einem Telefonat
muss man schreiben (2 Arbeitsgänge).
Ausnahmesituation: E-Mails zu drucken ist in der Regel typisches DAU-Verhalten, und nicht jedes Telefonat erzwingt Schriftstücke.
3. In der Hektik sind E-Mails verlässlicher, Telefonate gehen schon
mal unter.
Gemeint ist wohl: E-Mail-Texte kann man im Gegensatz zum am Telefon Gehörten nicht vergessen. Das ist richtig. Aber man kann die E-Mail selbst vergessen….
4. E-Mails kommen immer in der richtigen Reihenfolge an. Telefonate
platzen einfach ‘rein.
Ein anderer Kommentator fragte da: Was ist die “richtige Reihenfolge?” und hatte natürlich Recht damit. Die “richtige” Reihenfolge wäre die nach Prioritäten, und die können wir in beiden Fällen nicht erwarten.
5. Für ein klingelndes Telefon unterbrechen die meisten Menschen jede
Tätigkeit.
Das aus meiner Sicht wichtigste Argument gegen ein Telefonat. Über Menschen, die in einer Besprechung mit anderen sitzen, diese aber nur wegen eines Telefonats unterbrechen, kann ich mich nicht genug ärgern. Da haben die Typen die modernsten Telefonanlagen mit allen Schikanen wie Leisestellen, Anzeige der Rufnummer und Mailbox, und doch tun sie, als sei ein durchgekommenes Rufsignal eine technische Sensation.
6. E-Mails liest man nur dann, wenn man Zeit hat. Ansonsten stören
sie auch nicht.
Wenn das stimmte, hätte die Umfrage Unrecht. Wahrscheinlicher ist, dass man heutzutage im Job einfach keine Zeit mehr hat, sich Hunderte von E-Mails durchzulesen, von denen 90% einen nicht weiterbringen.
7. E-Mails können auch schön sein, wenn das Gegenüber eine
schreckliche Stimme hat.
Ok, Scherzpunkt. Viel wichtiger ist aber tatsächlich der Umstand, dass am Telefon viel mehr non-verbale Kommunikation stattfinden und z.B. durch Redundanz Missverständnisse vermeiden helfen oder durch positive Signale auf der emotionalen Ebene sachliche Differenzen mildern kann.
8. E-Mails kann man wieder und wieder lesen.
Ist ein bisschen gedoppelt von Punkt 3.
9. E-Mails kann man in Windeseile verteilen und binnen Sekunden ein
ganzes Team informieren (versucht das mal mit einem Telefon).
Da ist wohl eher eine Beschreibung der Problemursache…
10. E-Mails sind weltweit verfügbar. Und das kostenlos.
Telefonate sind weltweit noch mehr verfügbar. Und ich bezweifle, dass Internet-Infrastruktur kein Geld kostet…
Der wichtigste Vorteil der E-Mail ist tatsächlich, dass sie nicht in dem Moment stört, in dem sie abgeschickt wird, und dass mit ihr (aus Sicht des Absenders) zeitgleich viele Personen informiert werden können. Der größte Nachteil der E-Mail ist, dass die Einfachheit und Unkompliziertheit der Kontaktaufnahme aus Absendersicht zum Missbrauch einlädt. Einen Namen oder gar eine Verteilerliste mehr auf “cc” gesetzt, ist kein großer Aufwand, kann aber einer “cover your ass”-Kultur sehr entgegenkommen.
Der große Vorteil eines Telefonats ist die unmittelbare Kommunikation auf mehr als einer Ebene. Sie erlaubt direkte Rückkopplungen und bietet dem Menschen ein größeres Spektrum, seine vielfältigen Botschaften, die in einer Kommunikation nun einmal automatisch entstehen, anzubringen. Der entscheidende Nachteil: Der Anrufende bestimmt meist einseitig den Zeitpunkt der Kommunikation.
Für die Nachwelt seien hiermit Raysons goldene E-Mail- und Telefon-Regeln überliefert:
- Bau dir einen Filter in deinem Mailclient, der alle E-Mails, in denen du nur auf cc. oder bcc. eingetragen bist, in einen gesonderten Ordner verschiebt. Lese diese Mails nur, wenn du Langeweile hast, oder wenn eine bestimmte davon aus irgendwelchen Gründen relevant wird.
- Nutze auch sonst soviele Filterregeln wie möglich. Markiere z.B. automatisch Mails von Personen aus deinem Umfeld als besonders wichtig, solche von Personen, die darüber hinaus in deinem Adressbruch stehen, als mittelwichtig, und den ganzen Rest als unwichtig. Lese zunächst nur die besonders Wichtigen, und wenn du dann noch Zeit hast, die “Mittelwichtigen”. Den Rest heb auf, bis er nochmal an dich herantritt.
- Scheue dich nicht, Absendern von Müll-Mails (Scherze, Kinderfotos, Hoaxes) die Gelbe Karte zu zeigen. Eine saubere Unternehmensrichtlinie hilft hier natürlich.
- Reserviere für dich telefonfreie Zeiten. Zum Beispiel die produktiven Morgenstunden, oder auch Besprechungen in deinem Büro. Du wirst keinen extrem wichtigen Anruf verpassen, denn der erreicht dich sowieso immer - sei es über die Abteilungssekretärin, deinen Büronachbarn oder deinen hereinplatzenden Boss.
- Bestehe auf strukturierten Telefongesprächen, indem du, wenn du eine Struktur vermisst, sie selbst einfügst. Was nicht unter “Was? Wer? Wann? Wo? Warum?” abzulegen ist, ist Privatsache für die Mittagspause.
- Meide Telefonkonferenzen. Jede Ausrede ist erlaubt.
- Scheue dich nicht, Anrufer auf einen dir genehmen Zeitpunkt zu verweisen. Oder fordere sie auf, dir eine E-Mail zu schicken
Verfasst von Rayson um 00:27 Uhr in der Kategorie Wirtschaft (Trackback)
